Utmaning
Alla företag och organisationer står ständigt inför olika utmaningar för att möta kundernas efterfrågan. Det handlar ofta om att öka sin effektivitet, lönsamhet och kvalitét. Inom organisationer är utmaningarna kopplade till verksamhetens uppdrag och mål. Detta innebär att olika processer behöver utvecklas och förbättras. Eftersom vägen till en utmaning eller mål inte kan förutsägas exakt, är Lean Kata ett utmärkt arbetssätt att använda  i ett målinriktat förbättringsarbete.
Som utgångspunkt har de flesta företag och organisationer också en vision och verksamhetsidé.
 
Dokumentera och analysera nuläget
Utgångspunkten är att förstå var vi befinner oss nu. Dokumentera fakta och beskriv hur nuläget ser ut.
 
Formulera ett måltillstånd
Oftast vet vi inte hur vi ska ta oss an en utmaning. Vi börjar med att bryta ned utmaningen i en typ av delmål, som beskriver hur processen bör fungera för att möta utmaningen. Inom Lean Kata kallas detta för måltillstånd. Med utmaningen som riktning och nuläget som grund finns förutsättningar att formulera ett konkret första önskat läge, ett måltillstånd på kort sikt, cirka 1 - 3 månader. Måltillståndet ska vara mätbart, tidsatt och gärna innehålla parametrar som tar hänsyn till en bättre arbetsmiljö.
    
Anledningen till att det finns en utmaning beror på att det finns ett antal hinder längs vägen. De hinder som ni kan identifiera dokumenteras i en enkel lista, ur vilken ni sedan prioriterar. Hindren visar vad ni behöver ta er an för att nå ert önskade läge.
 
Testa och experimentera
För att förflytta förbättringsarbetet i rätt riktning börjar ni testa och experimentera. Denna del av förbättringsarbetet som utförs av medarbetarna kallas för förbättringskata.
Förbättringar genomförs i små steg som en del av arbetsuppgiften och skapar på så sätt en kultur av kontinuerligt förbättringsarbete.
Börja med att dokumentera steg 1 – 5, som visas i bilden ovan. Därefter planerar och dokumenterar ni vad ni tror ska hända vid ert första experiment (test) i förbättringsarbetet. Det är viktigt att ni hela tiden tar sikte på måltillståndet. Observera resultatet och jämför med vad ni trodde skulle hända. Ibland blir resultatet inte som ni trodde, men då kommer det vetenskapliga tänkandet in, vilket innebär att ni ska dra lärdom av resultatet / experimentet. Utifrån vad ni lär er tar ni nästa steg i förbättringsarbetet genom att fortsätta experimentera eller prioritera ett nytt hinder.
 
Coachande stöd
För att lyckas med förbättringsarbetet behöver företaget /organisationen engagerade ledare. Den andra delen av förbättringsarbetet består av att ledarna ger ett coachande stöd med hjälp av fem återkommande frågor. Detta kallas för coachningskata.